自分が本来やるべき仕事に集中するためにITの活用を。pastureで業務効率化を実現。

ーはじめに

メディア事業にて、テクノロジー＆ビジネス情報を掘り下げる「CNET Japan」 、国際ニュースの「CNN.co.jp」、鉄道ファン向けの「鉄道コム」など多彩な Webメディアを運営している朝日新聞グループの朝日インタラクティブ株式会社様。現在、中小企業の経営者や後継者に寄り添い、日本の事業承継の課題解決を後押しするWebメディア「ツギノジダイ」の編集部でpastureを導入されています。

もともと、インタビュー記事の執筆を依頼するライターを中心とした外部パートナーの管理に課題を感じていたとのこと。その課題は、pastureによってどのように解決できたのでしょうか。ツギノジダイ副編集長の広部憲太郎さんと編集部員の高橋尚之さんに詳しく聞きました。

▼目次

・【pasture導入の背景】メールでの発注に見落としのリスクを感じた
・【pasture活用の効果】下請法を遵守しているので手続きに安心感を持てる
・【pastureを検討中の方へ】ITツールを使いこなして、負担を軽減することが一番大切

 

【pasture導入の背景】メールでの発注に見落としのリスクを感じた

―最初にpasture導入前の課題について教えてください。

広部：ツギノジダイ編集部では、外部パートナーのライターさんに取材や撮影、原稿執筆を依頼しインタビュー記事を制作しています。pasture導入前は、案件ごとに編集部からライターさん宛にメールなどで発注し、請求に関してもライターさんから請求書をPDFなどでいただいていました。

実はこのフローに課題を感じていました。というのも、今は編集部は少数で運営しており、増え続けるライターさんを管理するのは大変でした。今後のメディアの成長を考え、ライターさんやコンテンツの数を伸ばすうえで、原稿管理や請求処理の見落としのリスクを感じていました。

―その課題を解決するためにpastureを導入されたということでしょうか。

広部：はい、pastureの担当の方から声を掛けてもらって導入の検討をはじめました。それまで、pastureというシステムは知りませんでしたが、ライターさん別に案件を管理できるところがいいなと思いました。それまでは、一人のライターさんに同時並行で複数案件を依頼するとなると、発注や請求の管理が煩雑になるのが難点でした。その点、pastureなら案件別の「タスク」を作成して、そのタスクの中でコミュニケーションを取れたり、納品をしてもらえます。さらに「タスク」に紐づいた請求書を発行できるので、管理業務がpastureで完結できるのがいいところだなと思いました。

【pasture活用の効果】下請法を遵守しているので手続きに安心感を持てる

―pastureの導入に際して、ご苦労はなかったですか？

広部：新しいツールですし、実験的な試みだったので、最初はコミュニケーションコストをかけました。まずは社内や部内、そしてライターさんに導入の意図を理解してもらうために、丁寧に説明する必要があったのです。

高橋：最初は我々も使い方を全部把握できていなかったので、ライターさんからの問い合わせに対応するのは大変でした。でも、一通り作業してみると請求書発行の手間は大幅に削減されましたし、請求書が届くスピードも速くなったと思います。

―ライターさんからの反響はいかがですか？ 

広部：「便利になりましたね」という声はいただいています。

―では、pastureを導入されて、課題だった「管理の負担」はどのように解決できましたか？

広部：解決に向けて大きく前進しました。ライターさんごとに、どのタスクがいまどのようなステータスなのか、進捗を把握しやすくなりましたね。pastureなら開始前、作業中、差し戻し中など、現在の状況が一覧から一目で分かります。メール検索で都度検索していた以前に比べると、大きな変化です。タスクごとに分かれているので、案件Aの原稿で気になることがあれば、過去のやり取りすべてをタスク上でさかのぼって確認できるので便利です。また、発注も下請法を遵守したうえで、数クリックで簡単にできるので、リスクヘッジと同時に工数も削減できています。

高橋：各ライターさんが抱えている案件の進捗を可視化できるところは、本当に良いです。請求書の発行から処理までの手続きに抜け漏れが生じにくい仕組みもメリットではないでしょうか。安心感があり、心理的負担の軽減にもつながっています

【pastureを検討中の方へ】ITツールを使いこなして、負担を軽減することが一番大切

一元管理によって管理業務の効率化の実現と安心感を手に入れられたということですね。

広部：はい。今春、サイトのさらなる成長を目指してコンテンツを増やすために、ライターさんを公募しました。それが可能になったのも、pastureを活用していたからです。これまで契約していただいていたライターさんに半年ほどpastureを使ってもらったタイミングで「人数が増えても管理できそうだ」と実感したので、安心して公募に踏み切りました。コンテンツを増やすことはメディアの成長に直結しますので、本当にありがたいなと思っています。

 ―では、最後にpastureの導入を検討している方へのメッセージをお願いします。

高橋：限られた人数によるメディア運営で不安を感じているようであれば、pastureのようなツールの活用を検討するといいのではないでしょうか。

広部：私も高橋も新聞記者出身なので、外部のライターさんの協力を得ながらメディアを運営していくというのは、初めての経験でした。そのため、管理も手探り状態のところからスタートしています。だからといって、タスク管理や請求の抜け漏れは許されません。慣れない仕事をするのであれば、ツールに頼る姿勢も大事。何でも抱え込むのではなく、自分が本来やるべき仕事に集中するためにもITツールを使いこなして、負担を軽減することが一番大切な考え方ではないかなと思います。